Rettidig omhu sikrede it-beredskabet, da corona ramte

Søren Kofoed Weeke havde netop afsluttet sine første 100 dage som SOS Internationals CIO, da en pandemi vendte op og ned på alle gængse arbejdsrutiner og stillede ekstreme krav til den øverst ansvarlige for it.

Søren Kofoed Weeke havde netop afsluttet sine første 100 dage som SOS Internationals CIO, da en pandemi vendte op og ned på alle gængse arbejdsrutiner og stillede ekstreme krav til den øverst ansvarlige for it.

I dagene efter 11. marts 2020 var der travlt i virksomhedernes it-afdelinger. Rigtig travlt. De nordiske lande blev i varieret grad lukket ned for at begrænse smitten med Covid-19, hvilket betød at hundredtusindvis af medarbejdere fra den ene dag til den anden begyndte at arbejde hjemmefra. Således også i SOS International.

Det er et scenarie, der i sig selv kan få sveden frem på panden hos selv den mest erfarne it-ansvarlige. Men forestil dig så, at du har været på din arbejdsplads i mindre end seks måneder, og at det er dig, der står med ansvaret for, at mere end 1200 ansatte i fire nordiske lande kan sætte sig til tasterne hjemmefra. Og at der ovenikøbet er fem døgnbemandede alarmcentraler, der fortsat skal fungere i tilfælde af, at medarbejderne bliver nødt til at svare telefonerne hjemmefra.

Heldigvis har Søren Kofoed Weeke et roligt temperament. Og skal man tage It-direktøren på ordet, var der ikke de store problemer forbundet med at rykke arbejdspladser fra seks lokationer i fire lande hjem i medarbejdernes private boliger fra den ene dag til den næste.

- SOS International er en veldrevet organisation præget af rettidig omhu, så teknikken var indkøbt og klar. Der var investeret i tide, siger Søren Kofoed Weeke, der blandt andet hentyder til, at netværk og software var klar til brug.

Læs også: COVID-19: Omfattende forberedelser og rettidige tilpasninger

Kriseplan tidligt på plads
Måske skyldes It-direktørens rolige nattesøvn, at SOS International i februar havde de første kriseplaner klar og havde gennemgået teknikken for mange mulige scenarier. Det betød, at meget var på plads og testet, da coronapandemien for alvor viste tænder i marts, og det blev ”new normal” at gå på arbejde derhjemme.

- Nødberedskabet var på plads. Der var ting, der skulle håndteres, men de eneste rigtige tekniske udfordringer var, at vi ikke havde taget højde for, at alle medarbejdere på en gang skulle flyttes hjem i flere lande. Det krævede ekstra licenser og udvidet kapacitet, men vores leverandører og medarbejdere var hurtige, og vi nåede at være klar, siger Søren Kofoed Weeke.

SOS International har i alt fem alarmcentraler, hvor medarbejdere svarer på telefonopkald døgnet rundt. Alarmcentralen på Frederiksberg i København tager sig af rejseassistance, mens vagtcentralerne i Aarhus, Oslo, Stockholm og Helsinki arbejder med vejhjælp.

- Alarmcentralerne bruger det samme set-up som de øvrige medarbejdere, så rent teknisk var der ikke den store udfordring i at sørge for, at alarmcentralerne kunne betjenes hjemmefra, hvis det skulle blive nødvendigt, siger Søren Kofoed Weeke.

- Vores største udfordring har faktisk ikke været it teknisk drift, men at vi skulle lære at arbejde sammen over nettet. Det gælder jo alle vores gode kolleger i huset, men også den store del af vores 100 mands it-funktion, der arbejder med udvikling af nye produkter. Jeg er imponeret over hvor godt det er lykkes, selvom jeg selvfølgelig havde foretrukket bedre tid til ledelses- og forandringsmæssigt at forberede så store ændringer i vores arbejdsliv.

Næste gang…
De nordiske samfund er nu langsomt i gang med at finde en vej tilbage til mere normale tilstande, hvor vi gradvist og forsigtigt vender tilbage til vores arbejdspladser.

Selvom Søren Kofod Weeke vurderer, at SOS International klarede udfordringen med at lade medarbejderne arbejde hjemme godt, har han taget et par noter i tilfælde af, at det skulle blive nødvendigt at gentage manøvren en anden gang. Både til selve teknikken, men særligt til at bistå med selve flytningen og oplæring i effektiv brug af systemer til virtuelt samarbejde. Og værktøjskassen til at støtte virtuelt arbejde vil sikkert også blive udvidet, selvom der har været tilfredshed med Teams.

- Men vigtigst for vores it-funktion, så har de nye arbejdsgange givet os blod på tanden til at nytænke processer og arbejdsgange. Selvom vi er vant til at arbejde virtuelt i it, er mange af vores arbejdsgange udformet i en tid, hvor vi alle mødet på kontoret på samme tid. Den nytænkning gemmer et stort effektiviseringspotentiale for os, siger Søren Kofoed Weeke.