IT-valmius paikoillaan Koronan iskiessä

Søren Kofoed Weeke oli juuri saanut päätökseen ensimmäiset 100 päiväänsä SOS Internationalin CIO:na, kun pandemia käänsi ylösalaisin kaikki tavanomaiset toimintatavat ja asetti äärimmäisiä vaatimuksia IT-johdolle.

Maaliskuun 11. päivän jälkeen yritysten IT-osastoilla oli kiirettä. Todella kiirettä. Pohjoismaat sulkivat yhteiskuntaa vaihtelevin määrin rajoittaakseen COVID-19 -tartuntaa, joka merkitsi etätyötä sadoille tuhansille työntekijöille ehkä vain päivän varoitusajalla. Näin myös SOS Internationalissa.

Tämä skenaario voi tuoda hien otsaan jopa kokeneimmallekin IT-päällikölle. Mutta kuvittele, minkälaista on olla alle kuusi kuukautta uudessa työpaikassa ja sinulla on yhtäkkiä vastuu yli 1200 työntekijän etätyömahdollisuudesta. Tämän lisäksi piti varmistaa, että viisi vuorokaudenympäri toimivaa hätäpalveluamme pystyi toimimaan moitteettomasti, jos näiden työntekijät myös joutuisivat etätyöhön kotoaan.

Onneksi Søren Kofoed Weeke ottaa asiat rauhallisesti. IT-päällikön mukaan työpaikkojen siirtäminen työntekijöiden kotiin kuudesta eri sijainnista, neljässä eri maassa, lyhyessä ajassa ei tuottanut suuria ongelmia.

- SOS International on hyvin johdettu yritys, jolle on ominaista ennakoiva toiminta, ja tekniikka oli valmiina. Tähän oli investoitu hyvissä ajoin ja esimerkiksi tarpeellinen verkko ja software olivat valmiina käyttöön, Søren Kofoed Weeke kertoo.

Kriisisuunnitelma aikaisin valmiina
IT-päällikön hyvät yöunet johtuvat ehkä myös siitä, että SOS Internationalissa oli kriisisuunnitelma valmiina jo helmikuussa ja tekniikka oli testattu monen mahdollisen skenaarion varalta. Näin ollen Koronapandemian näyttäessä toden teolla hampaitaan maaliskuussa, oli etätyöstä jo tullut ”new normal”.

- Hätätilavalmius oli paikoillaan. Ainoa suurempi haasteemme oli, että kaikille työntekijöille piti järjestää etätyömahdollisuudet samaan aikaan useammassa maassa. Tähän tarvittiin ylimääräisiä lisenssejä ja laajempi kapasiteetti, mutta yhteistyökumppanimme ja työntekijämme toimivat nopeasti, joten ehdimme olemaan valmiita ajoissa, Søren Kofoed Weeke kertoo.

SOS Internationalilla on kaikkiaan viisi hätäpalvelua, joissa työntekijät vastaavat puheluihin vuorokauden ympäri. Matkahätäpalvelu Frederiksbergissä, Kööpenhaminassa auttaa ulkomailla matkustavia, kun taas Århusissa, Oslossa, Tukholmassa ja Helsingissä autamme hinauspalveluissa.

- Hätäpalvelumme käyttävät samoja toimintoja kuin muutkin työntekijämme, joten teknisesti hätäpalvelujen suorittaminen tarvittaessa etätyönä ei ollut suuri haaste, Søren Kofoed Weeke sanoo.

- Suurin haasteemme ei oikeastaan ollut tekniset toiminnat, vaan yhteistyön oppiminen verkon kautta. Tämä koskee kaikkia työntekijöitä, myöskin yli 100 työntekijän IT-osastoa, joka kehittää uusia tuotteita ja palveluita. On uskomatonta, miten hyvin onnistuimme, vaikka pidempi valmistautumisaika työelämän suuriin muutoksiin sekä johtamisen että uusien toimintojen kannalta olisi ollut toivottavaa.

Seuraavalla kerralla…
Pohjoismaat ovat pikkuhiljaa siirtymässä takaisin normaaliin, jossa asteittain ja varovasti palaamme takaisin työpaikoillemme.

Vaikka SOS International selviytyi etätyöhaasteista hyvin, on Søren Kofod Weeke noteerannut parannuksia mahdollista seuraavaa kertaa varten. Sekä tekniikan suhteen että erityisesti itse etätyöhön siirtymistä ja opettamista tehokkaaseen virtuaaliseen yhteistyöhön. Työkalupakkia tukemaan virtuaalista työtä tullaan varmaankin laajentamaan, vaikkakin yleisesti ottaen työntekijät ovat olleet tyytyväisiä Teams:iin.

- Tärkeintä IT-toiminnallemme on, että nämä uudet tavat tehdä työtä kannustavat meitä ajattelemaan proseduurit ja työtavat uusiksi. Vaikka olemme tottuneet tekemään työtä virtuaalisesti tietotekniikan parissa, ovat monet toimintamme syntyneet aikana, jolloin kaikki olivat toimistolla samaan aikaan. Tässä uudelleen ajattelussa on suurta tehokkuuden parantamispotentiaalia, Søren Kofoed Weeke toteaa.