Proaktivitet sikret it-beredskapen da koronaviruset rammet

Søren Kofoed Weeke hadde nettopp fullført sine første 100 dager som SOS Internationals CIO, da pandemien snudde opp ned på alle vanlige arbeidsrutiner og stilte ekstreme krav til den som har ansvaret for IT.

I dagene etter 11. mars 2020 jobbet virksomhetenes IT-avdelinger på høygir. De nordiske landene ble i varierende grad stengt ned for å begrense smitten med Covid-19, noe som medførte at hundretusenvis av ansatte fra den ene dagen til den andre begynte å jobbe hjemmefra. Slik var det også i SOS International.

Det er et scenario som i seg selv kan gjøre selv den mest erfarne IT-sjefen svett. Men forestill deg at du har vært på arbeidsplassen din i mindre enn seks måneder, og at du er ansvarlig for at mer enn 1200 ansatte i fire nordiske land skal være operative på hjemmekontor. I tillegg er det fem døgnåpne alarmsentraler som fortsatt skal fungere i tilfelle medarbeiderne blir nødt til å besvare telefonene hjemmefra.

Heldigvis har Søren Kofoed Weeke et rolig temperament. Og om man skal ta IT-direktøren på ordet, så var det ingen store problemer forbundet med å flytte arbeidsplasser fra seks lokasjoner i fire land hjem til medarbeidernes private hjem fra den ene dagen til den neste.

- SOS International er en veldrevet organisasjon preget av betimelig omsorg, så teknikken var kjøpt inn og klar. Det var investert i tide, sier Søren Kofoed Weeke, som blant annet viser til at nettverk og software var klart til bruk.

Les mer: COVID-19: Omfattende forberedelser og justeringer i rett tid

Kriseplan tidlig på plass
Kanskje IT-direktørens gode nattesøvn skyldtes at SOS International allerede i februar hadde de første beredskapsplaner klare, og tekniske for mange mulige scenarioer var gjennomgått. Dette innebar at mye var på plass og testet, da koronapandemien for alvor eskalerte i mars, og det «nye normale» ble å jobbe hjemmefra.

- Nødberedskapen var på plass. Det var ting som måtte håndteres, men de eneste virkelige tekniske utfordringene var at vi ikke hadde tatt høyde for at alle medarbeidere, i flere land, skulle flytte kontoret hjem. Det krevde ekstra lisenser og utvidet kapasitet, men både våre leverandører og medarbeidere handlet raskt, og vi rakk å bli klare, sier Søren Kofoed Weeke.

SOS International har til sammen fem alarmsentraler, der medarbeidere besvarer telefonsamtaler døgnet rundt. Alarmsentralen på Frederiksberg i København håndterer reiseassistanse, mens sentralene i Aarhus, Oslo, Stockholm og Helsinki jobber med veihjelp.

- Alarmsentralene benytter samme oppsett som de øvrige medarbeiderne, så teknisk sett var det ingen stor utfordring i å sørge for at alarmsentralene kunne betjenes hjemmefra, dersom det ble nødvendig, sier Søren Kofoed Weeke.

- Den største utfordringen vår har faktisk ikke vært driften av det IT-tekniske, men at vi måtte lære oss å samarbeide på nettet. Dette gjelder alle våre gode kolleger i virksomheten, men også for en stor del av vår IT-divisjon, som består av 100 medarbeidere, som jobber med utvikling av nye produkter. Jeg er imponert over hvor godt vi har lykkes, selv om jeg selvfølgelig hadde foretrukket bedre tid til endringsledelse, for å forberede så store forandringer i arbeidslivet vårt.

Neste gang ...
Det nordiske samfunnet er nå langsomt i gang med å finne en vei tilbake til mer normale forhold, der vi gradvis og forsiktig vender tilbake til arbeidsplassene våre.

Selv om Søren Kofod Weeke mener at SOS International taklet utfordringen med å la ansatte jobbe hjemmefra på en god måte, så har han gjort seg noen tanker i tilfelle det blir nødvendig å gjenta manøveren en gang i fremtiden. Både i forhold til det tekniske, og, ikke minst, til å bistå med selve flyttingen og opplæring i effektiv bruk av systemer for virtuelt samarbeid. Verktøykassen for støtte til virtuelt arbeid vil antagelig utvides også, selv om man har vært tilfredse med Teams.

- Men det aller viktigste for IT-funksjonen vår, har vært at de nye måtene å jobbe på har gitt oss ekstra motivasjon til å revurdere prosesser og arbeidsmåter. Selv om vi er vant til å jobbe virtuelt innen IT, er mange av arbeidsmåtene våre utformet i en tid, hvor vi alle sitter på kontoret samtidig. I denne nytenkningen ligger et stort effektivitetspotensiale for oss, sier Søren Kofoed Weeke.