Snabbt agerande säkerställde IT-beredskap när Coronaviruset slog till

Søren Kofoed Weeke hade just avslutat sina första 100 dagar som SOS Internationals CIO, då pandemin vände upp och ner på gängse arbetsrutiner och ställde extrema krav på den ytterst ansvariga för IT.

Dagarna efter den 11 mars var stressiga på många företags IT-avdelningar. Riktigt stressiga. De nordiska länderna stängdes i varierande grad ner för att begränsa smittan av COVID-19, vilket betydde att hundratusentals medarbetare från en dag till en annan började att arbeta hemifrån. Så även SOS Internationals.

Det är ett scenario som kan få den mest erfarne IT-ansvarige att börja svettas. Men föreställ dig då att du har varit på din arbetsplats i mindre än sex månader, och att det är hos dig ansvaret ligger att fler än 1200 anställda i fyra nordiska länder ska kunna börja arbeta hemifrån. Och att det dessutom tillkommer fem dygnsbemannade larmcentraler, som fortsatt ska fungera i de fall medarbetarna blir tvungna att svara i telefon hemifrån.

Lyckligtvis har Søren Kofoed Weeke ett lugnt temperament. Och ska man ta IT-direktören på orden, var det inga stora problem förbundna med att flytta arbetsplatser från sex olika arbetsplatser i fyra olika länder hem till medarbetarnas privata hus från en dag till en annan:

- SOS International är en välskött organisation präglad av planerad noggrannhet, så tekniken var inköpt och klar. Vi hade investerat i tid, säger Søren Kofoed Weeke, och hänvisar bland annat till att nätverk och mjukvara var färdiga att börja användas.

Läs också: COVID-19: Omfattande förberedelser och justeringar i rätt tid

Krisplan tidigt på plats
Kanske kan IT-direktörens goda nattsömn skyllas på att SOS International redan i februari hade de första krisplanerna klara och hade gått igenom tekniken för många olika scenarier. Det betyder att mycket redan var på plats och testat när coronapandemin på allvar slog till i mars, och det blev det ”nya normala” att arbeta hemifrån:

- Nödberedskap var redan på plats. Det var saker som skulle hanteras, men de enda riktiga tekniska utmaningarna var att vi inte tagit höjd för att alla medarbetare samtidigt skulle flyttas hem i flera länder. Det krävde extra licenser och utökad kapacitet, men våra leverantörer och medarbetare var snabba och vi hann bli klara, säger Søren Kofoed Weeke.

SOS International har allt som allt fem larmcentraler, där medarbetare svarar på telefonsamtal dygnet runt. Larmcentralen i Frederiksberg i Köpenhamn tar samtal rörande reseassistans, medan larmcentralerna i Århus, Oslo, Stockholm och Helsingfors tar samtal som rör vägassistans.

- Larmcentralerna använder samma set-up som övriga medarbetare, så rent tekniskt var det inte någon stor uppgift att se till att larmcentralerna kunde bemannas hemifrån om det skulle bli nödvändigt, säger Søren Kofoed Weeke.

- Vår största utmaning har faktiskt inte varit IT- teknisk drift, utan att vi skulle lära oss att samarbeta över nätet. Det gällde ju alla kollegor i huset, men också stora delar av vår 100 man stora IT-funktion som arbetar med utveckling av nya produkter. Jag är imponerad över hur bra det gick, även om jag önskat mer tid att förbereda ett bättre ledarskaps- och förändringsarbete när det gäller så stora ändringar i vårt arbetsliv.

Nästa gång…
De nordiska samhällena är nu långsamt i gång med att hitta en väg tillbaka till ett mer normalt tillstånd, där vi gradvis och försiktigt återvänder till våra arbetsplatser.

Søren Kofod Weeke menar att även om SOS International klarade utmaningen med att låta medarbetarna arbeta hemma bra, så har han noterat ett par viktiga saker i fall det skulle bli nödvändigt att utföra samma sak ännu gång. Det gäller både själva tekniken, men framförallt vikten av att bistå med själva flytten och utbildningen i att effektivt använda systemen i virtuellt samarbete. Verktygslådan för att stödja virtuellt arbete kommer sannolikt att utökas, även om det fungerat bra med Teams, erfar Søren Kofod Weeke.

- Men viktigast för vår IT-funktion är att det nya arbetsflödet gett oss blodad tand gällande nytänkande i processer och arbetsflöde. Även om vi är vana att arbeta virtuellt inom IT är många av våra arbetsflöden utformade i en tid som förutsätter att vi alla är på kontoret under samma tid. Detta nytänkande rymmer en stor effektiviseringspotential för oss, säger Søren Kofoed Weeke.